Die Fuchs Gruppe bekennt sich zu effektiver Compliance. Compliance bedeutet die Einhaltung von Recht
und Gesetz und der internen Regeln der Fuchs Gruppe sowie die Schaffung von Strukturen, damit sich die
Fuchs Gruppe, die Unternehmensleitung sowie all ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter rechtmäßig
verhalten können. Die Compliance-Ombudsperson und das nach ISO 27001 zertifizierte
Hinweisgebersystem www.safewhistle.info sind Bestandteil des Compliance-Systems und der Compliance-
Kultur der Fuchs Gruppe.
Warum hat die Fuchs Gruppe eine Compliance-Ombudsperson bestellt?
Ihre Hinweise helfen uns, Verstößen gegen geltendes Recht oder interne Richtlinien der Fuchs Gruppe
frühzeitig entgegenzuwirken und Schäden von unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern,
Geschäftspartnern, Dritten und auch von der Fuchs Gruppe abzuwenden. Deshalb hat die Fuchs Gruppe
mit Herrn Rechtsanwalt Dr. Johannes Dilling eine Compliance-Ombudsperson bestellt, an den sich
Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, Geschäftspartner sowie Dritte als externen, unabhängigen und
unparteiischen Ansprechpartner wenden können, wenn sie Anhaltspunkte dafür haben, dass Verstöße
gegen geltendes Recht oder interne Vorschriften der Fuchs Gruppe vorliegen.
Welche hinweisgebenden Personen werden geschützt?
Jede hinweisgebende Person, die gutgläubig ist, ist dazu berechtigt, Hinweise zu erteilen. Gutgläubige
hinweisgebende Personen fallen unter den Schutzbereich dieser Verfahrensordnung. Gutgläubigkeit liegt
vor, wenn die hinweisgebende Person zum Zeitpunkt der Meldung davon ausgeht, dass die von ihr
übermittelten Informationen der Wahrheit entsprechen.
Welche Verstöße sind relevant?
Relevant sind sämtliche Verstöße gegen geltendes Recht, insbesondere aus dem Bereich der
Wirtschaftskriminalität oder Verstöße gegen menschenrechtsbezogene und umweltbezogene Pflichten und
zwar insbesondere solche gemäß § 2 Abs. 2 und 3 des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes. Aber auch
Verstöße gegen interne Vorschriften der Fuchs Gruppe können gemeldet werden.
Sollten Sie hingegen eine Frage zu Ihrer Bestellung haben, ein Produkt reklamieren wollen, mit unseren
Leistungen oder unserem Service unzufrieden sein oder ein anderes Anliegen haben, dann nutzen Sie
bitte unsere üblichen Kontaktmöglichkeiten.
Wie erteile ich einen Hinweis?
Bitte teilen Sie der Compliance-Ombudsperson mit,
passiert ist.
Ebenfalls interessieren die Compliance-Ombudsperson, welche weiteren – ggf. an den konkreten
Vorgängen unbeteiligten – Personen hiervon Kenntnis haben und ob es Unterlagen (z. B. E-Mails, Fotos)
hierzu gibt.
Bitte prüfen Sie vor Erteilung des Hinweises sorgfältig, ob die Angaben, die Sie machen, auch inhaltlich
zutreffen. Insbesondere dürfen Sie keine Angaben machen, von denen Sie wissen, dass sie falsch sind.
Bitte teilen Sie der Compliance-Ombudsperson auch mit, wie diese Sie im Falle von Rückfragen erreichen
kann.
Welche Kosten sind mit der Erteilung eines Hinweises verbunden?
Mit der Erteilung eines Hinweises sind für die hinweisgebende Person keine Kosten verbunden.
Wie verhalte ich mich, wenn ich mir nicht sicher bin, ob ein relevanter Verstoß vorliegt?
Sollten Sie sich nicht sicher sein, verwenden Sie bitte Formulierungen wie „Ich glaube...“, „Ich halte es für
möglich...“
Bei Unsicherheiten in der Darstellung, der Bewertung und/oder der Vorgehensweise können Sie vorher –
auch anonym – und kostenfrei mit der Compliance-Ombudsperson über den Fall sprechen.
Muss ich meine Identität preisgeben, wenn ich einen Hinweis erteile?
Auf Wunsch bleiben die hinweisgebenden Personen anonym. Hinweisgebende Personen können mit der
Compliance-Ombudsperson verabreden, wie diese sie bei Rückfragen erreichen kann, wenn die
hinweisgebenden Personen anonym bleiben möchten. Auch bei einer anonymen Meldung dürfen keine
falschen Informationen übermittelt werden. Hinweisgebende Personen können von Herrn Rechtsanwalt Dr.
Dilling verlangen, dass er eine ihm bekannte Identität nicht an die Fuchs Gruppe weitergibt.
Wie wird die Identität der hinweisgebenden Person geschützt?
Hinweisgebende Personen können von der Compliance-Ombudsperson verlangen, dass er ihre Identität
schützt und er ihre Identität sowie weitere Informationen, welche Rückschlüsse auf ihre Identität geben,
nicht an die Fuchs Gruppe weitergibt.
Als Rechtsanwalt ist Dr. Johannes Dilling Berufsgeheimnisträger und darf eine ihm bekannte Identität einer
hinweisgebenden Person nicht an Dritte weitergeben, ohne sich strafbar zu machen. Herr Dr. Dilling hat
geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen, um die bei ihm eingehenden Hinweise
so zu schützen, dass Dritte hierauf nicht zugreifen können.
Die Informationen, die Herr Dr. Dilling an die Fuchs Gruppe weitergibt, werden dort ebenfalls vertraulich
behandelt und geschützt. Die Personen, die bei der Fuchs Gruppe für die Bearbeitung der Hinweise
zuständig sind, sind von Gesetzes wegen zur Verschwiegenheit verpflichtet, soweit die Verletzung
menschenrechts- und umweltbezogener Pflichtverletzungen gemeldet wird. Sie werden auch vertraglich
dazu verpflichtet, eingehende Hinweise und insbesondere die Identität einer hinweisgebenden Person
vertraulich zu behandeln. Darüber hinaus sind die bei der Fuchs Gruppe für die Bearbeitung der Hinweise
zuständigen Personen unabhängig und nicht an Weisungen gebunden. Insbesondere erhalten Sie weder
von der Unternehmensleitung noch vom Betriebsrat inhaltliche oder verfahrensmäßige Anweisungen
bezüglich der Führung eines Verfahrens, etwa zu Art, Umfang des Verfahrens oder zu dessen Beendigung.
Die Fuchs Gruppe stellt organisatorisch sicher, dass nur diejenigen Personen, die für die Bearbeitung der
Hinweise zuständig sind, auf die Hinweise und die damit überreichten Unterlagen zugreifen können.
Ohne Einwilligung der hinweisgebenden Person dürfen auch bei der internen Bearbeitung der Hinweise
bei der Fuchs Gruppe die Identität der hinweisgebenden Person sowie Umstände, welche Rückschlüsse
auf die Identität der hinweisgebenden Person erlauben, nicht weitergegeben werden.
Ist der Schutz der Vertraulichkeit der Identität absolut?
Nein, das ist er nicht.
Zum einen sieht das Hinweisgeberschutzgesetz in § 9 Abs. 2 Ausnahmen von der Vertraulichkeit vor, die
es beispielsweise erlauben, die Identität einer hinweisgebenden Person an eine Strafverfolgungsbehörde
weiterzugeben, wenn diese dies verlangt. Auf § 9 Abs. 2 HinSchG wird ausdrücklich verwiesen.
Zum anderen genießen nur solche Personen Vertraulichkeitsschutz, die gutgläubig sind, also nicht
vorsätzlich oder grob fahrlässig falsche Informationen übermitteln. Eine hinweisgebende Person, die
vorsätzlich oder grob fahrlässig falsche Informationen übermittelt, muss damit rechnen, dass ihre Identität
über ein Auskunftsbegehren der betroffenen Person gemäß Art. 15 Abs. 1 DS-GVO bekannt wird und die
betroffene Person Schadensersatzansprüche geltend macht.
Schließlich besteht weder bei Herrn Dr. Dilling noch bei der Fuchs Gruppe Beschlagnahmeschutz, d. h. im
Falle einer behördlichen Untersuchung dürfen Behörden Unterlagen beschlagnahmen, aus denen die
Identität der hinweisgebenden Person hervorgeht.
Hinweisgebenden Personen, die befürchten, dass ihre Identität bekannt wird, wird deshalb dazu geraten,
eine Meldung anonym abzugeben. Auch bei einer anonymen Meldung dürfen keine falschen Informationen
übermittelt werden.
Sollten Sie sich nicht sicher sein, gilt auch an dieser Stelle: Bitte verwenden Sie Formulierungen wie „Ich
glaube...“, „Ich halte es für möglich...“, „Es könnte sein, dass…“
Muss ich berufliche Nachteile befürchten, wenn ich einen Hinweis erteile?
Nein, gegen hinweisgebende Personen gerichtete berufliche Benachteiligungen und Repressalien sind
streng verboten. In dem Lieferantenkodex von der Fuchs Gruppe sind zudem Regelungen enthalten, die
es Lieferanten der Fuchs Gruppe untersagen, Repressalien zu ergreifen, wenn hinweisgebende Personen
einen Hinweis erteilen. Das gilt auch für die Androhung und den Versuch, Repressalien auszuüben.
Vergeltungsmaßnahmen aufgrund von Hinweisen werden nicht toleriert. Hinweisgebende Personen
werden ermutigt, es zu melden, sollten sie seitens Mitarbeitenden der Fuchs Gruppe oder seitens
Lieferanten der Fuchs Gruppe Benachteiligungen und Repressalien ausgesetzt werden, weil sie gutgläubig
einen Hinweis erteilt haben. Die Fuchs Gruppe wird hierauf gegenüber diesen Mitarbeitenden oder
Lieferanten in angemessener Weise (z. B. Abmahnung, Durchführung eines Workshops, Forderung einer
Wiedergutmachung) reagieren.
Im Rahmen des Meldeverfahrens und auch bei Abschluss des Meldeverfahrens wird die Compliance-
Ombudsperson bei den hinweisgebenden Personen abfragen, sollten diese infolge des Hinweises seitens
Mitarbeitender der Fuchs Gruppe oder seitens Lieferanten der Fuchs Gruppe Repressalien ausgesetzt
worden sein.
Auch nach Abschluss des Verfahrens können hinweisgebende Personen der Compliance-Ombudsperson
es melden, sollten sie infolge des Hinweises seitens Mitarbeitender der Fuchs Gruppe oder seitens
Lieferanten der Fuchs Gruppe Repressalien ausgesetzt sein.
Welche Position hat die Compliance-Ombudsperson?
Die Compliance-Ombudsperson ist keine Schlichtungsstelle für Streitigkeiten. Das Mandatsverhältnis
besteht nur zwischen dem Unternehmen und der Compliance-Ombudsperson. Gleichwohl handelt die
Compliance-Ombudsperson unparteiisch und ist nicht an Weisungen der Fuchs Gruppe gebunden. Die
Compliance-Ombudsperson ist als Rechtsanwalt schon von Gesetzes wegen zur Verschwiegenheit
verpflichtet.
Was passiert mit dem Hinweis?
Die Compliance-Ombudsperson gibt Ihnen innerhalb von 24 Stunden eine Rückmeldung dazu, dass der
Hinweis eingegangen ist. Die Compliance-Ombudsperson klärt mit der hinweisgebenden Person den
Sachverhalt, welche Erwartungen seitens der hinweisgebenden Person in Bezug auf mögliche
Präventions- oder Abhilfemaßnahmen bestehen und prüft, ob der Hinweis in den Anwendungsbereich des
Beschwerdeverfahrens fällt und zwar insbesondere, ob eine menschenrechts- oder umweltbezogene
Pflichtverletzung i. S. v. § 2 Abs. 2 und 3 des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes vorliegen könnte. Sollte
aus Sicht der Compliance-Ombudsperson kein relevanter Verstoß vorliegen, begründet sie dies gegenüber
der hinweisgebenden Person. Sollte hingegen ein relevanter Verstoß möglich erscheinen, bereitet die
Compliance-Ombudsperson den Hinweis auf und gibt diesen vertraulich an den Compliance-Officer der
Fuchs Gruppe weiter. Der Compliance-Officer der Fuchs Gruppe entscheidet ggf. mit der
Unternehmensleitung, wie mit diesem Hinweis umzugehen ist. Sofern hinreichend konkrete
Verdachtsmomente für Rechts- oder Richtlinienverstöße vorliegen, werden diese intern untersucht, um ein
mögliches Fehlverhalten aufklären und abstellen zu können. Auch dies geschieht in der Regel vertraulich
und diskret, um die Interessen der hinweisgebenden Person und der von den Hinweisen betroffenen
Personen zu wahren. Spätestens drei Monate nach Erteilung des Hinweises erhält die hinweisgebende
Person eine Rückmeldung von der Compliance-Ombudsperson, ob der gemeldete Verstoß festgestellt
werden konnte. Sollte dies der Fall sein, wird dem Verstoß abgeholfen. Dabei werden die Erwartungen der
hinweisgebenden Person einbezogen. Die hinweisgebende Person wird ermutigt, es zu melden, sollten
ihrer Auffassung nach die getroffenen Abhilfemaßnahmen nicht ausreichen.
Wie erreiche ich die Compliance-Ombudsperson?
Sie können die Compliance-Ombudsperson auf jede denkbare Weise (Telefon, Mail, Fax, Post oder über
das Hinweisgebersystem www.safewhistle.info) kontaktieren. Die Compliance-Ombudsperson steht auch
für persönliche Treffen mit hinweisgebenden Personen zur Verfügung, auf Wunsch auch im Wege einer
Bild-Ton-Übertragung. Wenn Sie eine verschlüsselte Kommunikation wünschen, können Sie auch die
Messenger-Dienste Signal und Threema nutzen und darüber die Compliance-Ombudsperson
erreichen. Ebenso ist es möglich, über Protonmail der Compliance-Ombudsperson verschlüsselte E-Mails
an folgende Adresse zu schicken:
RADilling@protonmail.com
Die Kontaktdaten lauten wie folgt:
Rechtsanwalt Dr. Johannes Dilling
Landgrafenstraße 49
50931 Köln
Telefon: +49 (0) 221 933 107 40
Handy: +49 (0) 163 347 6111
Fax: +49 (0) 221 933 107 42
www.ra-dilling.de
www.safewhistle.info
Threema-ID: 3PX6278J
E-Mail: info@ra-dilling.de; RADilling@protonmail.com
Über das Hinweisgeberportal www.safewhistle.info, die dort hinterlegten Messengerdienste, per E-Mail und
auf dem Postweg können hinweisgebende Personen in einer dort hinterlegten Sprache ihrer Wahl
Verstöße melden.
Ebenso können hinweisgebende Personen von der Compliance-Ombudsperson verlangen, dass bei einem
persönlichen Treffen mit der Compliance-Ombudsperson auf Kosten der Fuchs Gruppe ein besonders zur
Vertraulichkeit verpflichteter Dolmetscher teilnimmt, der aus der und in die Landessprache der
hinweisgebenden Person übersetzen kann.
Auf besonderen Wunsch einer hinweisgebenden Person stellt die Fuchs Gruppe auf ihre Kosten im
Einzelfall eine Compliance-Ombudsfrau als Ansprechpartnerin.
Externe Meldestellen
Hinweisgebende Personen können Informationen über Verstöße wahlweise auch an externe Meldestellen
melden.
1. Bundesamt für Justiz
Die externe Meldestelle ist grundsätzlich das
Bundesamt für Justiz
Adenauerallee 99 – 103
53113 Bonn.
Informationen über das Meldeverfahren beim Bundesamt für Justiz, auf die gemäß § 24 Abs. 4 S.
1, 2 HinSchG verwiesen wird, finden Sie hier:
https://www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/MeldestelledesBundes.html
Das Online-Meldeverfahren finden Sie unter folgendem Link:
https://www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/MeldestelledesBundes_node.html
2. Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin)
Zuständige externe Meldestelle für Meldungen gemäß § 21 Nr. 1 und Nr.2 HinSchG ist die
Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin)
Graurheindorfer Straße 108
53117 Bonn
Informationen über das Meldeverfahren der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht, auf
die gemäß § 24 Abs. 4 S. 1, 2 HinSchG verwiesen wird, finden Sie hier:
https://www.bafin.de/DE/DieBaFin/Hinweisgeberstelle/hinweisgeberstelle_node.html
Das Online-Meldeverfahren finden Sie unter folgendem Link:
https://www.bkms-system.net/bkwebanon/report/clientInfo?cin=2BaF6&c=-1&language=ger
3. Bundeskartellamt
Zuständige externe Meldestelle für Meldungen gemäß § 22 Abs. 1 HinSchG ist das
Bundeskartellamt
Kaiser-Friedrich-Straße 16
53113 Bonn
Verstöße können jederzeit gemeldet werden und zwar unabhängig vom Ausgang eines Verfahrens
über eine interne Meldung.
Informationen über das Meldeverfahren des Bundeskartellamtes, auf die gemäß § 24 Abs. 4 S. 1,
2 HinSchG verwiesen wird, finden Sie hier:
https://www.bkms-system.net/bkwebanon/report/channels?id=bkarta&language=ger
Das Online-Meldeverfahren finden Sie unter folgendem Link:
4. Europäisches Amt für Betrugsbekämpfung
Des Weiteren können hinweisgebende Personen - auf Wunsch auch anonym - mögliche
Betrugsfälle sonstige schwerwiegende Unregelmäßigkeiten mit potenziell negativen Auswirkungen
zu Lasten von EU-Mitteln bei dem Europäischen Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF) melden:
Europäische Kommission
Europäisches Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF)
1049 Brüssel
Informationen über das Meldeverfahren beim Europäischen Amt für Betrugsbekämpfung, auf die
gemäß § 24 Abs. 4 S. 1, 2 HinSchG verwiesen wird, sowie das Online-Meldeverfahren finden Sie
hier:
https://anti-fraud.ec.europa.eu/index_de